Conservazione Sostitutiva

L’archiviazione digitale dei documenti – le novità

[/vc_column_text][vc_column_text]L’archiviazione documentale dei documenti è il processo che ha come obiettivo di proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
La conservazione sostitutiva ha il compito di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel tempo.

Nel 2020 l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) ha pubblicato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” con l’obiettivo di creare un testo unico sul tema ed abrogare i DPCM precedenti.

Le nuove regole sono in vigore dal 01 gennaio 2022.

Le novità previste intervengono sulla natura del sistema di conservazione; definiscono chiaramente ruoli e funzioni dei singoli soggetti coinvolti, oltre a tutto il processo di conservazione.[/vc_column_text][stm_separator align=”center”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_column_text]

Le principali novità in vigore dal 01 gennaio 2022 sono:

 

• Modifiche ai ruoli e responsabilità:
  • Responsabile della Conservazione – nuova nomina
  • Il Conservatore
• Ampliamento delle tipologie dei file
• Metadati
• Nuovo standard per la conservazione

 

Modifiche ai ruoli della conservazione digitale

Le modifiche più rilevanti contemplano delle modifiche nei ruoli. E’ diventata obbligatoria la nomina esplicita e la formazione specialistica di un Responsabile della Conservazione (interna o esterna all’azienda/studio).

Questo ruolo di assoluta importanza, è diventato con la nuova normativa, giuridicamente responsabile dei processi di conservazione digitale. Il Responsabile della Conservazione ha compiti e responsabilità, compreso quello di redigere il Manuale di conservazione Sostitutiva.

Il Conservatore, invece, è colui che gestisce il servizio di conservazione sulla scorta delle regole tecniche stabilite da AgID, è accreditato e offre garanzie organizzative e tecnologiche specifiche.

Le funzionalità di Archiviazione Documentale integrate nel software per lo Studio del Commercialista Passcom, sono già pronte e comprese.

E’ cura del Titolare della conservazione nominare il Responsabile (qualora diverso dallo stesso titolare/Azienda) e designarlo nel software.

Modifiche tecniche

Con le nuove linee guida sono stati ampliati i tipi di file per la conservazione.

E’ stata migliorata l’architettura informativa per poter creare un Indice di conservazione, grazie al nuovo standard SInCRO UNI 11386:2020.

I metadati, che devono essere generati e associati permanentemente al documento digitale, sono stati implementati per garantire miglior trasparenza e chiarezza.